Vulino einfach erklärt: alles, was die digitale Stempelkarte kann

Auf dieser Seite steht alles, was Vulino tut, so genau wie möglich: was deine Gäste sehen, was dein Team macht, was du einstellen kannst und wo die Grenzen liegen. Du musst sie nicht von oben nach unten lesen. Spring über das Inhaltsverzeichnis zu dem, was dich interessiert.

Vulino in kurzen Worten

Vulino ist eine digitale Treuekarte für lokale Betriebe wie Cafés, Bäckereien, Restaurants, Friseure oder Hofläden. Deine Gäste speichern die Karte in Apple Wallet oder Google Wallet, ohne App. Du oder dein Team stempeln sie mit dem Handy, einem Tablet oder einem NFC-Sticker. Stempelstand und Prämie aktualisieren sich danach von selbst auf der Karte. Über dasselbe Wallet erreichst du deine Gäste mit Nachrichten.

Dazu kommen ein Dashboard für dich, ein Scanner fürs Team, eine eigene Web-App für deinen Betrieb, gedruckte QR-Aufsteller und persönliche Betreuung. Wir richten alles mit dir ein, du musst nichts Technisches können.

Was deine Gäste erleben

QR-Code scannen. Der Gast sieht ihn auf dem Aufsteller an der Theke oder am Tisch. Alternativ öffnet er die Adresse deiner Kundenseite, zum Beispiel dein-betrieb.vulino.de.
Registrieren. Mit Vorname, E-Mail-Adresse und Passwort oder mit Apple oder Google. Geburtstag und Werbeeinwilligung sind freiwillig.
Karte speichern. Ein Tipp, und die Karte liegt in Apple Wallet (iPhone) oder Google Wallet (Android). Vulino erstellt beide Varianten aus einem Design.
Sammeln. Bei jedem Besuch wird gestempelt. Die Karte zeigt den Stand und die Prämie. Ist die Prämie erreicht, löst der Gast sie an der Kasse ein.

Ändert sich das Design oder die Prämie, erscheint das automatisch auf allen schon gespeicherten Karten. Ein neuer QR-Code oder eine neue Karte ist nicht nötig. Gäste können ihr Konto jederzeit selbst löschen.

Die Karte: Stempel oder Punkte

Stempelkarte

Klassisch: zum Beispiel 10 Stempel, dann gibt es eine Prämie. Du bestimmst, wie viele Stempel nötig sind und was die Prämie ist. Mehrere Stempel auf einmal sind mit einem Scan möglich, etwa wenn ein Gast für mehrere Getränke bezahlt.

Punktekarte

Für Betriebe, in denen die Warenkörbe unterschiedlich groß sind (Feinkost, Restaurant, Hofladen, Tankstelle). Statt Stempel gibt es Punkte pro Euro. Aus dem Betrag wird auf ganze Punkte abgerundet, damit bei krummen Raten nichts durch Rundung verloren geht. Der Fortschritt zur Prämie erscheint als Balken, Ring oder in ähnlichen Formen auf der Karte. NFC-Sticker gibt es für die Punktekarte nicht, weil der Sticker den bezahlten Betrag nicht kennt.

Design

Deine Karte bekommt dein Logo, deine Farben und ein Symbol. Wir gestalten sie mit dir, oder du machst es selbst im Kartendesigner. Du kannst mehrere Designs anlegen und zwischen ihnen wechseln. Ein Design mit deiner Adresse kann Gästen in der Nähe die Karte auf dem Sperrbildschirm anzeigen, wenn sie das erlauben.

Prämien, Stammgast-Stufen und Gutscheine

Prämien

Bei der Stempelkarte gibt es eine Prämie nach der festgelegten Zahl von Stempeln. Bei der Punktekarte legst du bis zu 12 Prämien mit unterschiedlichen Punktekosten an. Das Ziel auf der Karte ist die günstigste Prämie. Gäste können sich bei der Punktekarte aussuchen, was sie einlösen.

Stammgast-Stufen

Wer oft kommt, steigt auf. Du legst bis zu 5 Stufen fest, etwa Silber, Gold und Diamant, jede mit einer Zahl von Besuchen. Pro Stufe bestimmst du:

ein Abzeichen mit Symbol und Farbe, das auf der Karte, im Scanner und im Wallet-Bild erscheint,
einen Startbonus: Stempel oder Punkte, mit denen die Karte nach einer Einlösung neu beginnt (höchstens die Hälfte der Prämie),
eine eigene Zugabe, die dein Team ausgibt, zum Beispiel einen Keks zum Kaffee,
optional, dass nur Besuche der letzten Tage zählen, damit sich eine Stufe verdient werden muss.

Gutscheine

Bis zu 12 Gutscheine für Aktionen, etwa „2 Matcha für 7 €“. Jeder Gutschein kann Regeln haben:

ein Zeitfenster mit Start- und Endtag,
bestimmte Wochentage und Uhrzeiten (zum Beispiel nur montags 14 bis 16 Uhr),
eine Mindest-Stufe,
wie oft ein Gast ihn einlösen darf: einmal insgesamt, einmal am Tag oder einmal pro Woche,
eine Obergrenze für alle Gäste zusammen.

Bei der Punktekarte kann ein Gutschein Punkte kosten, bei der Stempelkarte sind Gutscheine kostenlos für den Gast. Gäste sehen nur Gutscheine, die gerade gelten. Gewählt wird in der Kunden-App, das Team gibt die Aktion im Scanner frei.

So stempelst du

Scanner

Der Scanner läuft im Browser und als App für iOS und Android. Du brauchst ein Smartphone oder Tablet mit Kamera. Der Gast zeigt die Karte im Wallet, dein Team scannt den Code. Jede Person im Team hat einen eigenen Zugang, auch mit PIN. Ein falscher Stempel lässt sich zurücknehmen.

Ohne Internet

Fällt das Netz an der Kasse aus, arbeitet der Scanner weiter. Er merkt sich die Stempel auf dem Gerät und bucht sie, sobald wieder eine Verbindung besteht.

NFC-Sticker

Ein Sticker an Theke, Tisch oder Tür: Der Gast hält sein Handy dran und stempelt sich selbst. Jeder Tipp zählt nur einmal. Pro Karte gilt eine Wartezeit zwischen zwei Stempeln, die du selbst einstellst (Standard 5 Minuten, möglich ist 1 Sekunde bis 24 Stunden). Ein kopierter oder weitergeschickter Link stempelt nichts. Sticker und Scanner lassen sich gemeinsam nutzen. Mehr zum NFC-Sticker

Protokoll

Das Buchungsprotokoll zeigt, wer wann was gestempelt hat, auch Stempel per Sticker. So erkennst du Fehler und Missbrauch.

Nachrichten und Automationen

Über das Wallet schreibst du deinen Gästen direkt auf das Handy, ohne App und ohne Social-Media-Algorithmus. Nachrichten bekommen nur Gäste, die beim Speichern der Karte Werbung im Wallet erlaubt haben. Stempelstand und Prämie aktualisieren sich auch ohne diese Zustimmung.

Eigene Nachrichten

Du schreibst eine Nachricht und schickst sie an alle Gäste oder an eine Gruppe: Fast am Ziel, Stammgäste (ab 20 Besuchen), Lange nicht da oder ein einzelner Gast. Sofort oder zu einem geplanten Zeitpunkt. Bei Gruppen ab 20 Karten bleiben zufällig 10 % als Kontrollgruppe ohne Nachricht. Nach 7 Tagen siehst du, ob die Empfänger öfter wiederkamen.

Sechs Automationen

Willkommen: nach dem ersten Stempel.
Fast geschafft: kurz vor der Prämie (bei Stempeln 2 davor, bei Punkten das letzte Fünftel), einmal pro Runde.
Lange nicht da: nach einer Zeit ohne Besuch, Standard 30 Tage, einstellbar von 7 bis 180 Tagen, einmal pro Abwesenheit.
Danke: nach dem Einlösen der Prämie.
Geburtstag: am Geburtstag, wenn der Gast ihn angegeben hat.
Doppelte Stempel: am Morgen eines Wochentags, den du wählst. An diesem Tag zählt jeder Stempel doppelt.

Du schaltest jede einzeln ein und kannst alle Texte ändern. Automationen gehen nur zwischen 9 und 20 Uhr raus, spätere Anlässe am nächsten Morgen. Jeder Anlass geht pro Gast nur einmal raus. Ein Stempel zählt erst nach 2 Minuten, nimmst du ihn vorher zurück, geht nichts raus. Alle Details zu Nachrichten

Die Kunden-App deines Betriebs

Zu jeder Karte gehört eine Web-App mit deinem Logo und Namen. Gäste legen sie mit einem Tipp auf den Home-Bildschirm. Sie öffnet sich wie eine App, braucht aber keinen App Store und keine Freigabe durch Apple oder Google.

Bis zu fünf Tabs, so aufgebaut, wie es zu deinem Betrieb passt. Der erste Tab ist die Startseite.
Bausteine zum Beispiel für Speisekarte, Öffnungszeiten, Termine, Bilder, Gutscheine und Prämien. Einzelne Inhalte können nur in einem Zeitraum angezeigt werden.
Mehrere Themes mit Material, Schrift und Formen, hell oder dunkel. Die Logos in beiden Fassungen sorgen dafür, dass sie auf jedem Hintergrund gut aussehen.
Gäste sehen dort ihren Kartenstand, Prämien und Gutscheine und können ihr Konto verwalten.
Bilder kommen von unserem eigenen Server, kein Dritter sieht die IP-Adresse deiner Gäste.

Änderungen sagst du dem Assistenten oder uns, die App ändert sich sofort. Eine Vorschau mit Beispielkunden siehst du in den Einstellungen unter „Kundenseite besuchen“.

Die Vulino-App für Gäste

Zusätzlich gibt es eine zentrale Gäste-App auf karte.vulino.de. Gäste haben dort ein Konto pro E-Mail-Adresse, das für alle Betriebe gilt. Ein Gast mit mehreren Karten hat sie so an einem Ort. Die App öffnet mit einer Karte, auf der Betriebe in der Nähe zu sehen sind.

Ob dein Betrieb dort auftaucht, entscheidest du: In den Einstellungen unter Betrieb schaltest du „In der Vulino-App auffindbar“ ein oder aus. Aus heißt: nur Gäste, die schon deine Karte haben, sehen dich. An: Dein Betrieb erscheint mit Name, Adresse, Öffnungszeiten und Prämie unter „Entdecken“. Die E-Mail-Adresse bestätigt der Gast per Link.

QR-Aufsteller

Der QR-Aufsteller bringt Gäste zur Karte. Wir gestalten ihn im Look deiner Wallet-Karte (Farben, Logo, Symbol, Foto und eine echte Karte als Bild), geprüft auf Druck- und Scanregeln. Im Preis enthalten ist ein gedruckter A5-Aufsteller, jeder weitere kostet 2 € einmalig. Gedruckt wird mit 3 mm Beschnitt in A6 oder A5.

Du kannst ihn auch selbst drucken: In den Einstellungen unter Betrieb findest du, sobald wir deinen Aufsteller veröffentlicht haben, die Karte „Aufsteller“. Dort wählst du, wie viele Aufsteller auf ein A4-Blatt sollen und ob dein Drucker einen Rand lässt oder randlos druckt. Die Vorschau zeigt das Blatt, dann druckst du direkt oder lädst das PDF für die Druckerei herunter.

Dein Dashboard

Start: der Tag auf einen Blick, dazu Auswertungen.
Gäste: alle Gäste mit Stand, Stufe und Besuchen, als CSV exportierbar.
Nachrichten: eigene Nachrichten schreiben und planen, Automationen einschalten und Texte ändern.
Einstellungen: unterteilt in Karte (Design, Prämien, Gutscheine), Betrieb (Öffnungszeiten, Ziele, Stammgast-Stufen, Bewertungslink, NFC-Wartezeit, Kundenseite, Aufsteller), Team (Mitglieder, Einladungen, Rechte) und Konto (Login, Tarif, Kündigung).

Team und Rechte

Du lädst Mitarbeitende per Einladung ein. Jede Person hat einen eigenen Zugang. Stempeln darf jede Person ohne besondere Rechte. Alles andere vergibst du einzeln:

Statistiken sehen
Alle Gäste sehen
Nachrichten senden
Kartendesign ändern
Einstellungen
Team und Einladungen verwalten

Wer Rechte vergibt, kann nur vergeben, was er selbst hat. Der Inhaber hat alle.

Der Assistent

Im Dashboard steht ein KI-Assistent bereit, den der Inhaber nutzen kann. Du schreibst, was du ändern willst, zum Beispiel eine Prämie, einen Gutschein oder einen Text in der Kunden-App. Änderungen lassen sich zurücknehmen.

Einrichtung und Betreuung

Wir legen Karte, Belohnung und Design mit dir an, verbinden Apple Wallet und Google Wallet, schalten die passenden Automationen ein und drucken deinen Aufsteller. Dein Team weisen wir ein, vor Ort in Freiburg, Offenburg und Karlsruhe, sonst per Telefon. Danach hast du eine feste Ansprechperson per WhatsApp, Telefon oder E-Mail. Was du mitbringen musst: ein Logo, falls du eins hast, eine Idee für die Prämie und ein Gerät mit Kamera zum Scannen.

Details: Einrichtung und Betreuung und Ablauf nach dem Kauf.

Preis und Kündigung

Ein Paket, alles drin: 39 € im Monat oder 390 € im Jahr (12 Monate nutzen, 10 zahlen). Enthalten sind unbegrenzte Gäste und Stempel, Wallet-Karten für Apple und Google, Scanner, Nachrichten und Automationen, Team-Zugänge, Kunden-App, Einrichtung, ein gedruckter Aufsteller und ein NFC-Sticker. Jeder weitere Aufsteller und jeder weitere Sticker kostet 2 € einmalig. Es gibt keinen Gratis-Tarif und keine kostenlose Testphase. Endpreis, keine MwSt. (§ 19 UStG).

Monatszahlung ist monatlich kündbar, Jahreszahlung zum Ende des bezahlten Jahres. Die Kündigung findest du in den Einstellungen unter Konto. Mehr dazu: Was eine digitale Stempelkarte kostet.

Daten und Datenschutz

Vulino speichert nur, was für die Stempelkarte nötig ist.
Die Daten liegen auf Servern in Deutschland (Hetzner, Rechenzentrum Falkenstein).
Gäste und Buchungen kannst du jederzeit als CSV exportieren.
Werbenachrichten gehen nur an Gäste mit Einwilligung.
Gäste können ihr Konto selbst löschen.

Die rechtlichen Texte stehen unter Datenschutz, Nutzungsbedingungen und Impressum.

Was Vulino nicht kann

Es ist keine Kassensoftware. Vulino verbucht Stempel und Punkte, keine Umsätze.
NFC-Sticker gehen nur mit der Stempelkarte, nicht mit der Punktekarte.
Nachrichten erreichen nur Gäste mit Einwilligung. Ob eine Mitteilung auf dem Sperrbildschirm erscheint, entscheidet das Gerät des Gastes. Google Wallet zeigt höchstens 3 Mitteilungen pro Karte in 24 Stunden.
Die Kunden-App hat höchstens fünf Tabs.
Es gibt keine kostenlose Testphase.

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